2024-01-19
Sete motivos para aprimorar a administração de sua oficina
Olá, oficineiros e oficineiras do Brasil! Escrevo aqui e compartilho com vocês dicas inspiradas no meu trabalho diário em auxiliar e tornar a sua oficina ainda mais lucrativa.
Nesta edição, venho falar de um tema que gerou grandes reflexões durante os atendimentos que realizei: quando devemos contratar um profissional ou um serviço terceiro para auxiliar no administrativo da oficina? A decisão de contratar um funcionário administrativo para a sua oficina deve ser cuidadosamente ponderada, levando em consideração diversos fatores. Por isso, aqui estão algumas considerações que podem ajudá-lo a determinar o momento adequado para dar este passo à frente:
1.Tempo gasto em tarefas: Se você, como proprietário, está gastando muito tempo em tarefas administrativas em detrimento das atividades principais da oficina, pode ser um indicativo de que é hora de delegar essas responsabilidades a um profissional dedicado.
2.Erros frequentes ou atrasos: Se você perceber que há erros frequentes ou atrasos em tarefas administrativas devido à sobrecarga de trabalho de atendimento, compra, orçamentos, a contratação de um serviço ou profissional pode lhe ajudar a melhorar a eficiência e reduzir esses problemas.
3.Feedback dos clientes: Se os clientes começarem a reclamar sobre a demora no atendimento, demora no orçamento, a falta de organização ou outros problemas administrativos, isso pode ser um sinal de que é hora de investir na área administrativa.
4.O Crescimento do negócio: Se sua oficina estiver crescendo, é natural que a carga administrativa também aumente. Avalie se o quadro de pessoal atual consegue lidar com a demanda ou se é necessário reforço nesta área.
5.Análise financeira: Faça uma análise financeira para determinar se a contratação de um funcionário administrativo é viável. Considere o custo do salário, dos encargos como 13° salário, férias, FGTS e os demais benefícios como vale alimentação, refeição, auxílio transporte e até plano de saúde. Fazendo esse comparativo você identifica se a contratação trará maior eficiência e qualidade ao serviço.
6.Habilidades: Considere as habilidades específicas necessárias para as tarefas administrativas da sua oficina. Certifique-se de contratar alguém com as competências adequadas para lidar com as demandas específicas do seu negócio. Exemplo: se é para atendimento, ter uma boa comunicação, perfil de vendas, pró atividade. Se for para a área de finanças, uma pessoa centrada, focada, que disciplina e senso crítico.
7.Tecnologia: Se já tiver implementado tecnologias ou sistemas de automação e mesmo assim sentir a necessidade de mais suporte administrativo, isso pode ser um indicativo de que a contratação é justificável, seja ela como um profissional ou um serviço administrativo e financeiro terceirizado.
Lembre-se de que cada oficina é única e o momento certo para contratar pode variar. Avalie regularmente a eficiência operacional e esteja atento aos sinais que indicam a necessidade de apoio administrativo adicional. Você pode contratar, treinar e acompanhar um profissional, ou contratar um serviço profissional que faça tudo isso pra você.
Karine Quinjalmo – Rainha das Oficinas
Mãe do Enzo
Filha e irmã de mecânicos
Consultora especialista na gestão de oficinas
@karinequinjalmooficial